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电子政务变革：电子公文为何一枝独秀？ 1
[摘要]
编者按
过去十多年，国家大力倡导电子政务建设，从而使我国电子公文应用经历了一场前所未有的变革。这场变革使大多数政府部门和金融机构的纸质公文逐步被电子公文取代，办公成本和效率取得了双丰收。
目前，我国电子公文的应用已经遍及国务院各部委和各省市政府，在许多金融机构及大型企事业单位也得到了充分应用。与大多数高失败率的电子政务应用相比，电子公文成为了这个领域中独树一...
编者按
过去十多年，国家大力倡导电子政务建设，从而使我国电子公文应用经历了一场前所未有的变革。这场变革使大多数政府部门和金融机构的纸质公文逐步被电子公文取代，办公成本和效率取得了双丰收。
目前，我国电子公文的应用已经遍及国务院各部委和各省市政府，在许多金融机构及大型企事业单位也得到了充分应用。与大多数高失败率的电子政务应用相比，电子公文成为了这个领域中独树一帜的成功典范。如何借鉴电子公文的成功之道，改善我国电子政务应用？电子公文下一步的发展重点是什么？如何解决电子政务中电子公文的互联互通？诸如此类的问题正成为电子公文及整个电子政务应用领域的焦点。
栏目主持：晁毓山
嘉 宾：
胡小明 国家信息中心原副主任、中国信息
协会常务副会长
张桂萍 国资委办公厅信息化工作处处长
李子龙 国家环保总局电子政务处处长
袁 璟 中国农业银行总行文印处
孙 静 中科软科技股份有限公司副总经理
王东临 国家电子政务标准化总体组专家、
书生公司董事长
电子公文急需进一步推广
主持人：今天我们对话的主题是电子政务发展如何借鉴电子公文成功经验。国务院副秘书长徐少史在国务院办公厅最近举办的电子政务培训上表示，政务信息化建设从当年搞办公自动化建设算起，到现在将近20年，而电子公文的发展才10年，但这10年恰恰是我国电子政务发展最快的阶段，其中电子公文应用最为成功。
胡小明：电子公文对电子政务的发展，的确起到了巨大的推动作用，因为电子公文是电子政务发展的基础。刚开始的时候，有的领导对从网上得到的文件不太相信，认为没有公章就无法执行。实际上，这个问题可以通过技术加以解决，只不过途径不一样，如果有公章就可以大大增强文件的真实性，而政府的工作效率也会大大提高，对各项工作也是一种推进，并且对资料管理及各方面运用都有很大的改善作用。
可以说，电子公文改善了文件传送方式，是对社会发展的巨大贡献。但电子公文的推广宣传还不够，目前仅限于政府系统的电子政务。其实电子公文应用面很广，在其应用领域还有待进一步推广。
主持人：您认为电子公文在哪些领域需要进一步推广？
胡小明：首先是电子商务。当然，这和电子政务的推广发展一样，不可能一蹴而就。最近国家发改委在讨论电子商务建设时，碰到了一个问题。电子商务目前在网上做下单及其他方面的工作都非常顺利，也非常快，但到财务和各方面最后审计确认的时候，还需要实际的纸质票据。这样使得电子商务最终还要回过头来找票据，使原本提高的工作效率又回到了原位，而且很多部门还增加了工作量，一方面要提供电子材料，另一方面还要准备纸质票据。
因此我想在做电子商务的同时，是不是也能同时出具电子发票。当然这方面存在一定困难，因为我们现在的发票来源都是专用设备、指定部门来做。采用何种形式的发票、实施什么样的管理方法开展电子发票业务是一项困难的工作，不是一部法律法规就能解决问题的。它需要做许多具体的工作，其中也包括技术层面的工作。但如果要使电子商务得以顺利开展，这项工作还必须去做。
最近书生公司推出了DRM技术，这是一项有关知识产权保护的技术。确实，书生公司对中国电子政务的发展做出了巨大的贡献，希望书生公司尽快将DRM技术推广应用，以解决目前电子商务发展中存在的更多问题。如签合同过程中合同双方的单据快递来快递去，如果双方能在电子文档上盖章，过程就会变得简单容易得多。但用什么办法比较合适，既符合我们现在的管理要求，又符合未来的发展趋势，还需要书生公司在这方面能有更大作为。
王东临：电子政务的使用过程，就是不断满足用户使用需求的过程。电子公文起初存在的主要问题是电子文件发送有没有效率、是不是安全。有些人认为还是纸质的文件比较可靠，也有的领导不接受电子文件，所以在设计电子公文产品时要遵照一些原则。尽管电子公文采用了很多高科技的手段，但提供给用户时，仍要尽量以他们能够接受的方式去做。以一种人们习惯的方式把电子公文的形式表现出来，尽量不要改变用户的使用习惯，在不改变用户习惯和工作方式的前提下，搞无纸化办公，这是电子公文、电子政务、IT研发厂商应遵循的一个原则。
电子政务是循序渐进发展的。随着应用技术的不断发展，以前最早的电子版本，现在变得十分简陋了。在经过三次升级后，版本从单纯的发文件演变成今天的多功能应用，包括检索查询统计、排版及和Office的衔接，不仅仅是电子公文，包括OA（协同办公）、领导的决策分析、会议值班等很多方面都可以使用电子政务系统。
节约的不仅仅是资源
主持人：刚才我们谈到了电子公文的作用，也提到电子公文必须在更大范围内推广。其实，电子公文最先应用的并不是政府，率先在全国第一个应用电子公文系统的是中国农业银行。今天我们也请来了中国农业银行的袁璟先生。
袁璟：农行的电子公文应用系统是书生公司1996年研发成功的。书生公司针对农行办公特点、办公环境，专门研发了一套软件系统，目前推广使用点将近3000家，包括省级和地市级农行。10年来，农行系统不仅节约了纸张资源和邮寄费用，同时工作效率也得到大幅度提高。不仅领导批阅文件的时间缩短了，而且办公文件的上传下达的时间也缩短了。比如原来领导批示的文件下达到省级分行，最快需要3天，慢的需要一周，现在运用电子公文，仅需半天时间。
主持人：有没有算过使用电子公文比传统方式节省了多少钱？
袁璟：这个数字目前还不是很清楚，但有一点是清楚的，就是目前农行98%以上的公文是通过网络传输的。现在农行总行每周寄文件的次数不超过10次。因为有些文件必须走纸质的，像上报银监会的材料就必须用纸质的，这是没有办法的。
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